Администратор фитнес-клуба — это ключевая фигура, отвечающая за организацию работы студии и взаимодействие с клиентами. На его плечи ложится множество задач, которые нужны для эффективной работы клуба: начиная от работы с негативом, контролем посещаемости занятий, продления абонементов и заканчивая решением любых внезапно возникающих проблем.
Рассказываем, какие обязанности администратора фитнес-клуба особенно важны, а также разберем, как можно автоматизировать многие из них, чтобы упростить бизнес-процессы.
Чем занимается администратор фитнес-клуба?
Взаимодействие с клиентами
Основной обязанностью администратора является поддержание коммуникации с клиентами. Это взаимодействие не должно ограничиваться только ресепшеном. Администратор должен регулярно напоминать клиентам о клубе, например, через телефонные звонки для получения обратной связи или посредством e-mail рассылок для продвижения дополнительных услуг.
Общение с администратором — ключевая “точка касания” клуба с посетителем. Поэтому важно, чтобы клиентский опыт постоянно улучшался — чем больше будет довольных клиентов, тем быстрее запустится “сарафан”. Если человек оставил заявку — написал ли ему кто-то, было ли отправлено автоматическое сообщение? Если он пришел посмотреть клуб, то как с ним пообщались на рецепции и в отделе продаж?
Для того, чтобы снизить вероятность ошибок и усовершенствовать клиентский опыт, нужно внедрять автоматизацию процессов в CRM-системе Mobifitness: коммуникация с клиентами в мессенджерах, управление членствами и пакетами услуг, запись на занятия и система напоминаний.
Учет и контроль
Еще одной важной задачей администратора является ведение учета доходов и расходов клуба. Он должен следить за наличием сопутствующих товаров и своевременно пополнять запасы. Администратор также может быть быть в курсе ежедневной выручки вашей фитнес-студии и плановых показателей на квартал, если это учтено в его KPI.
В обязанности администратора также входит работа с документацией, включая составление сводных отчетов для бухгалтера. В системе Mobifitness легко поддерживать такую финансовую отчетность, аналитика работы компании также доступна для отслеживания. А собственнику клуба всегда доступна возможность просмотра отчетности.
Организация и планирование
Администратор клуба отвечает за составление графика работы персонала и расписания тренировок. Если клиент пропустил занятие, администратор выясняет причину его отсутствия. Такие действия помогают укрепить доверительные отношения с клиентами и способствуют формированию лояльной аудитории.
Помочь с планированием графика работы тренеров, напоминаниями о занятиях тренерам и клиентам и учетом посещений может CRM-система Mobifitness — в единой системе намного проще вести учет всех данных и контролировать работу персонала.
Обязанности администратора фитнес-клуба разнообразны и требуют высокой квалификации. Он должен уметь организовать работу клуба, взаимодействовать с клиентами, выполнять административные и финансовые задачи, а также в некоторых случаях участвовать в маркетинговых акциях. С помощью автоматизации можно упростить и ускорить работу администратора, тем самым улучшить клиентский опыт — это положительно скажется на лояльности клиентов.
Должностная инструкция администратора фитнес-клуба
Должностная инструкция — это не просто формальный документ, подписываемый при приеме на работу. Работник обязан следовать этому документу: в нем указано, что он должен выполнять на рабочем месте, какие у него есть права, за что его можно наказать и за что поощрить.
Для сотрудника клуба качественная должностная инструкция — это способ защитить свои права, если его пытаются наказать за невыполнение задач, которые там не прописаны. Для вас этот документ также упрощает управление: если администратор не выполняет свои обязанности, указанные в инструкции, его можно легко уволить.
То, что будет включено в должностную инструкцию, зависит от вашего фитнес-клуба и задач, которые вы хотите отдать в работу администратору. Вот примерный список обязанностей, которые может включать в себя должностная инструкция:
- проверка абонементов и регистрация новых клиентов
- консультирование клиентов по услугам клуба, тарифам, акциям и расписанию занятий
- прием и обработка телефонных звонков
- ответы на электронные письма и сообщения в социальных сетях
- запись клиентов на тренировки и консультации
- ведение кассовой дисциплины, учет доходов и расходов
- ведение документации и отчетности
- контроль наличия сопутствующих товаров (вода, спортивное питание и т.д.)
и их своевременное пополнение - сбор обратной связи от клиентов, обработка жалоб и предложений
- координация работы тренеров и другого персонала клуба.
В должностной инструкции можно также указать, какие обязанности и задачи администратор фитнес-клуба выполняет ежедневно, какие — раз в неделю, а для некоторых обязанностей — назначить конкретное время.
Как сделать работу администратора фитнес-клуба эффективной?
Администратор фитнес-клуба ежедневно выполняет множество задач: работает с клиентской базой, ведет отчетность и контролирует работу тренеров. Чтобы сделать работу администратора наиболее эффективной, необходима понятная и эффективная система. Мобильное приложение Mobifitness для клиента сделает работу с посетителями более эффективной, CRM-система. онлайн-расписание — разгрузит администраторов, а умная онлайн-касса позволит принимать оплату услуг в несколько кликов.
